Gestionar los correos electrónicos (emails) que recibimos siempre ha sido una tarea que siempre ha impactado notablemente en nuestra productividad dado que no hemos sabido gestionarla adecuadamente.


Encontré una estadística que (aunque se realizó en el 2006, es extrapolable al dia de hoy) llevó a cabo Harris Interactive en los EEUU donde de 2400 empleados de empresas americanas, el 59% de los que utilizaban el email en el trabajo perdían mucho tiempo buscando los emails “perdidos”, mientras que el 31% decía que tenía que re-escribir o re-construir esos emails “perdidos” y más de la cuarta parte de ellos no podían gestionar el volumen de emails que recibían diariamente.


La verdad es que cuando el número de emails que se reciben incrementa (en mi caso utilizo 12 cuentas de correo que me permiten auto-clasificar emails según tipología), es muy fácil que un correo se pierda entre la maraña de mensajes y no llegues a contestar nunca.


Como cliente de correo electrónico he utilizado prácticamente toda mi vida Thunderbird (la versión 3.0, la más reciente, es un trabajo excelente y con un gran número de opciones y utilidades). Hace algún tiempo me topé con el archiconocido concepto GTD (Gettings Things Done) que puso de moda David Allen a partir de la publicación de su libro (Ready for Anything)  y que gira entorno a la metodología de gestión de tareas basándose en el principio de que las personas debemos ser capaces de mantener en un lugar específico todas las tareas que tenemos que realizar y clasificarlas, no tanto por prioridad sino por contexto, por ejemplo: emails pendientes de leer, o emails pendientes de responder,….


Sin romper demasiado la filosofía alrededor de GTD intenté pensar en formas para poder gestionar debidamente los correos que me llegan diariamente siguiendo ciertos contextos predefinidos (obviamente este procedimiento me está siendo de gran ayuda pero puede que no te sirva a tí).


Apoyándome en algunas utilidades de Thunderbird como las etiquetas, creé un conjunto de tópicos por los que creo puedo clasificar mis correos y también les asigné un color para distinguirlos fácilmente en la bandeja de entrada y antes de enviarlos a sus carpetas de destino.


Una vez creadas las etiquetas, hay que crear carpetas de búsqueda de mensajes por criterio. Para ello seguiremos los siguientes pasos:


1.- Seleccionar la bandeja de entrada

2.- Seleccionar opción Editar/Buscar/Búsqueda de mensajes



3.- Seleccionar como primer criterio: Etiquetas, y como segundo el valor de la etiqueta, por ejemplo: @hoy – importante – urgente
4.- Pulsamos Buscar y aparecerán un conjunto de mensajes y se habilitará la opción: “Guardar como carpeta de busqueda” que pulsaremos para acabar de configurar las búsquedas automáticas por criterio.


5.- Le asignaremos un nombre a la carpeta de búsqueda, por ejemplo @hoy. En una primera instancia los mensajes se buscarán en la bandeja de entrada pero si hemos creado carpetas locales para clasificar los emails es conveniente que en el proceso de búsqueda se incluyan dichas carpetas. Para ello, se pulsará el botón “Elegir …” y se seleccionarán todas las carpetas locales que necesitemos.


6.- Una vez completado y pulsado “Aceptar” la carpeta se creará la cuenta de correo asociada.


En mi caso he utilizado las carpetas con el siguiente contexto:
@hoy – para correos que hay que atender hoy sin falta
@responder – para aquellos correos que debo responder
@reenviar – para aquellos correos que debiera reenviar a un tercero
@analizar – para aquellos emails que requieren un análisis más detallado antes de contestar
@Por leer – esta carpeta tiene una configuración especial dado que no se apoya en mensajes con etiqueta sino en función del estado del mensaje: “No Leido” versus “Leído” y que me permitirá controlar todos los emails que no hayan sido leidos todavía.



Finalmente, el procedimiento a seguir para sacarle partido a esta combinación de etiquetas, filtros y contextos es el siguiente cuando llega un correo:


1.- Etiquetarlo según el contexto (con una o varias etiquetas simultáneamente)
2.- Atender primero a los mensajes con el contexto @hoy y @responder y luego el resto según importancia.


Esta metodología me ha permitido tener un control más preciso de todo lo que llega a mis buzones de correo y tener la seguridad de que nada queda pendiente de responder o de atender.