Gestionar los correos electrónicos (emails) que recibimos siempre ha sido una tarea que siempre ha impactado notablemente en nuestra productividad dado que no hemos sabido gestionarla adecuadamente.


Encontré una estadística que (aunque se realizó en el 2006, es extrapolable al dia de hoy) llevó a cabo Harris Interactive en los EEUU donde de 2400 empleados de empresas americanas, el 59% de los que utilizaban el email en el trabajo perdían mucho tiempo buscando los emails “perdidos”, mientras que el 31% decía que tenía que re-escribir o re-construir esos emails “perdidos” y más de la cuarta parte de ellos no podían gestionar el volumen de emails que recibían diariamente.


La verdad es que cuando el número de emails que se reciben incrementa (en mi caso utilizo 12 cuentas de correo que me permiten auto-clasificar emails según tipología), es muy fácil que un correo se pierda entre la maraña de mensajes y no llegues a contestar nunca.


Como cliente de correo electrónico he utilizado prácticamente toda mi vida Thunderbird (la versión 3.0, la más reciente, es un trabajo excelente y con un gran número de opciones y utilidades). Hace algún tiempo me topé con el archiconocido concepto GTD (Gettings Things Done) que puso de moda David Allen a partir de la publicación de su libro (Ready for Anything)  y que gira entorno a la metodología de gestión de tareas basándose en el principio de que las personas debemos ser capaces de mantener en un lugar específico todas las tareas que tenemos que realizar y clasificarlas, no tanto por prioridad sino por contexto, por ejemplo: emails pendientes de leer, o emails pendientes de responder,….


Sin romper demasiado la filosofía alrededor de GTD intenté pensar en formas para poder gestionar debidamente los correos que me llegan diariamente siguiendo ciertos contextos predefinidos (obviamente este procedimiento me está siendo de gran ayuda pero puede que no te sirva a tí).


Apoyándome en algunas utilidades de Thunderbird como las etiquetas, creé un conjunto de tópicos por los que creo puedo clasificar mis correos y también les asigné un color para distinguirlos fácilmente en la bandeja de entrada y antes de enviarlos a sus carpetas de destino.


Una vez creadas las etiquetas, hay que crear carpetas de búsqueda de mensajes por criterio. Para ello seguiremos los siguientes pasos:


1.- Seleccionar la bandeja de entrada

2.- Seleccionar opción Editar/Buscar/Búsqueda de mensajes



3.- Seleccionar como primer criterio: Etiquetas, y como segundo el valor de la etiqueta, por ejemplo: @hoy – importante – urgente
4.- Pulsamos Buscar y aparecerán un conjunto de mensajes y se habilitará la opción: “Guardar como carpeta de busqueda” que pulsaremos para acabar de configurar las búsquedas automáticas por criterio.


5.- Le asignaremos un nombre a la carpeta de búsqueda, por ejemplo @hoy. En una primera instancia los mensajes se buscarán en la bandeja de entrada pero si hemos creado carpetas locales para clasificar los emails es conveniente que en el proceso de búsqueda se incluyan dichas carpetas. Para ello, se pulsará el botón “Elegir …” y se seleccionarán todas las carpetas locales que necesitemos.


6.- Una vez completado y pulsado “Aceptar” la carpeta se creará la cuenta de correo asociada.


En mi caso he utilizado las carpetas con el siguiente contexto:
@hoy – para correos que hay que atender hoy sin falta
@responder – para aquellos correos que debo responder
@reenviar – para aquellos correos que debiera reenviar a un tercero
@analizar – para aquellos emails que requieren un análisis más detallado antes de contestar
@Por leer – esta carpeta tiene una configuración especial dado que no se apoya en mensajes con etiqueta sino en función del estado del mensaje: “No Leido” versus “Leído” y que me permitirá controlar todos los emails que no hayan sido leidos todavía.



Finalmente, el procedimiento a seguir para sacarle partido a esta combinación de etiquetas, filtros y contextos es el siguiente cuando llega un correo:


1.- Etiquetarlo según el contexto (con una o varias etiquetas simultáneamente)
2.- Atender primero a los mensajes con el contexto @hoy y @responder y luego el resto según importancia.


Esta metodología me ha permitido tener un control más preciso de todo lo que llega a mis buzones de correo y tener la seguridad de que nada queda pendiente de responder o de atender.

Este fin de semana (3 de Enero del 2010)  compré El País (cuando te encuentras itinerante y no tienes internet … si quieres saber qué pasa ahí afuera acabas acudiendo al querido periódico de papel). El caso es que encontré un artículo en El País Semanal, en su sección de Psicología, escrito por Ferrán Ramon-Cortés que me pareció muy interesante y al que volveré en un momento. Lo titulaba “¿Internet amenaza el contacto real?”.

A tenor de las nuevas noticias sobre el lanzamiento en algunos colegios del programa Educación 2.0 del Ministerio de Educación por el que se dotarán las aulas de equipamiento tecnológico (ordenadores, pizarras digitales,…) para todos los alumnos y profesores y obviando las posturas radicales de algunas CCAA que han decidido directamente descolgarse del programa por razones excesivamente surrealistas y absurdas (que delatan un mero trasfondo político y no de sentido común) me planteo si estamos descuidando la verdadera educación que necesitamos los adultos antes que los jóvenes, la que llamo Educación Digital.

Por una parte estoy convencido que el fin último es conseguir una educación de calidad acorde a los tiempos que corren y apoyada por las tecnologías más avanzadas sin embargo, el medio para alcanzar ese fin lo veo difuso.

Estoy de acuerdo con Bernardo Hernández en su artículo del CincoDias publicado el 11 de Diciembre en la afirmación “Me parece increíble que internet, que tanto ha cambiado a tantas industrias, haya hecho tan poco por la educación en general.“, sin embargo para poder hacer efectivo el valor añadido que puede proporcionar internet a la educación hay que hacerlo paso a paso, con sentido común y midiendo los esfuerzos económicos versus el rendimiento obtenido.

Es obvio que las escuelas e institutos necesitan modificar sus metodologías de enseñanza para ser más efectivos y más atractivos a los chavales, es necesario crear un entorno educativo en el que el niño/joven disfrute cada día con lo que aprende. Para ello, el primer paso es educar a los educadores en ese nuevo mundo tecnológico, ayudarles a preparar sus clases con herramientas que atraigan a los alumnos a asistir (primero) y a participar, menos academicistas y más colaborativas. En ese aspecto, estoy de acuerdo con Bernardo en que es mucho más visual aprender geografía con aplicaciones interactivas (como es el caso de Google Earth aunque no es la única opción por supuesto) que hacerlo frente a un mapa mundi de papel como lo hemos hecho durante decenios. También es cierto, que incorporar tecnologías a las escuelas implica un sobre-esfuerzo por parte de los profesores/maestros a preparar sus clases ( y no quiero entrar aquí en la polémica de qué porcentaje del profesorado está realmente capacitado para la docencia y motivado para ella, porque aprobar una oposición a Primaria o Secundaria no es garantía de la calidad docente sino en muchos casos todo lo contrario).


En el caso de los alumnos la necesidad de disponer de portátiles con acceso a internet durante las clases ya es discutible, al menos en una primera instancia. Ciert o es que las aulas de informática de las escuelas e institutos est án dotadas deficientemente de equipamiento informático (en pleno siglo XXI no pueden haber 3 alumnos compartiendo un PC, debería ser inaceptable por un sistema educativo digno) y es ahí donde hay que dar el segundo paso: dotar convenientemente de equipamiento de ultima generación a las aulas informáticas para las prácticas y el uso del alumnado cuando se estime oportuno: realización de trabajos en equipo por medio de herramientas colaborativas, búsqueda de información,…). Sin embargo disponer de ordenadores en las clases (sobre todo en clases de primaria , 5º o 6º como se plantea o en los primeros años de la ESO) es excesivo en esta etapa aunque deberá ser aplicado en el futuro “cuando todos los peldaños estén lo suficientemente maduros como para permitir el paso”. Los alumnos (aunque ya son expertos muchos de ellos en la utilización de ordenadores en su casa) se distraerían en exceso durante la clase (chateando, facebook y similares)  y ello sin entrar en el hecho que incluso hay un porcentaje importante de alumnos que tienen dificultades para escribir un dictado a mano con lo que un ordenador sólo haría que dificultar el proceso de aprendizaje básico.

Tenemos que reconocer que el mal uso de las tecnologías no van a ayudar a mejorar el aprendizaje de los chavales, todo lo contrario, van a desviar la atención que deban prestar a los temas verdaderamente importantes. Hemos sido “los mayores” los que no les hemos inculcado el valor añadido que proporciona internet, y sólo creen ingenuamente que internet sirve para comunicarse a través de redes sociales … lo cual por supuesto es un grave error. Una vez, y gracias al equipo docente, los alumnos se den cuenta de la herramienta tremendamente potente que es internet para su educación es cuando el tiempo que invertirán en chats y redes lúdico-sociales será más equilibrado.

Ahora es cuando paso a comentar el artículo de Ferran Ramón-Cortés siguiendo al hilo que he expuesto. Aunque puedo estar de acuerdo con la advertencia de que una excesiva inmersión en internet puede provocar una desconexión con el mundo físico y un abuso del uso de las redes sociales puede alterar la capacidad para el contacto real, discrepo de su afirmación “Las relaciones a través de las redes sociales son de contacto, nada más“. Es más, es posible establecer verdaderas relaciones sociales a través de las redes ( a nivel personal y mucho más a nivel profesional) que aboquen en proyectos interesantes y en colaboraciones duraderas, ahora bien, el contacto físico siempre es necesario y cuando la distancia lo permite hay que fomentarlo. Las redes sociales han permitido generar vínculos con personas con intereses y metas similares a las de uno con independencia de la distancia ayudando luego a que el primer contacto físico sea mucho más natural (me ha ocurrido en varias ocasiones que he compartido visiones sobre innovación con verdaderos expertos en esa materia a través de las redes sociales y luego, al verlos en persona, ha sido como ver a un viejo amigo, como si nos hubiéramos visto siempre).

Me parece un poco grotesco cuando afirma “Utilicemos, pues, cada medio para lo que sirve: Internet para contactar y la relación persona cara a cara, para construir y desarrollar una relación“. Sinceramente, creo que o yo no le he entendido bien o este señor tiene una visión excesivamente sesgada de lo que es Internet. Esta frase refuerza mi postura frente a la necesidad de educar digitalmente a “los mayores” para poder ayudar a los “más pequeños” a sumergirse en las nuevas tecnologías, necesitamos ser más inmigrantes digitales para entender y orientar a los nativos digitales y ayudar a que en ningún caso, el uso de las nuevas tecnologías pueda convertirse en un “arma maligna”.

Obviamente para lanzar un modelo de Educación 2.0 tiene que haber consenso, es más, no puede transferirse dicha competencia a las CCAA simplemente, es demasiado importante (el futuro de nuestros hijos depende ahora del político de turno en tu Comunidad Autonóma, si es un incompetente nuestros hijos serán los más perjudicados) sino que tiene que ser construido por todos y creado sin fecha de caducidad.

Aunque su contenido no se centra en la aplicación de las nuevas tecnologías al mundo educativo, sí que tiene cierta relación con los cambios de modelos educativos y más concretamente del docente que he mencionado antes y que está vinculado. Es el programa 49 de Redes de Eduard Punset: “Educar para fabricar ciudadanos”