No siempre es sencillo encontrar las mejores herramientas para ser productivo en la gestión de tus tareas y por ende de tu tiempo.

He estado durante bastante tiempo probando diferentes aplicaciones que me permitieran:

  1. Registrar cualquier tarea fácilmente (de corta o larga duración) sin tener que perder mucho tiempo escribiéndola, que me permitiera mostrarla en un calendario, asignarla a algún miembro del equipo y priorizarla.
  2. Poder registrar el tiempo incurrido en ella
  3. Poder llevar un seguimiento a unas actividades bajo una metodologia GTD (Getting Things Done) o simplemente eliminarlas una vez finalizadas porque no me interesaban mantenerlas.
  4. Integrarlas con mi correo electrónico para generar tareas a partir de un correo concreto sin tener que abrirlas a propósito para ello
  5. Que la combinación de las herramientas sea lo más barata posible.

Lo que os relato ahora es fruto de esa búsqueda y, aunque pueden haber otras formas mejores de hacerlo, ésta es la que más se ha adaptado a lo que buscaba.

Las herramientas son (ojo! indico los Pros/Cons a mi criterio. Todas las aplicaciones son excelentes y tienen muchas posibilidades pero intento dar mi visión de su utilidad en función de lo que voy buscando)

1.- TodoIst (https://todoist.com) . Es una aplicación multiplataforma sencilla que te permite organizar todas tus tareas, conectarlas con el calendario (iCal en mi caso), priorizarlas y asignarlas a cualquier miembro del equipo. La gestión de tareas de larga duración no es fácilmente monitorizable (coste 29€/año pero vale la pena)

Uso que le doy:

  • Gestiono las tareas a realizar (me permite distribuir mi carga de trabajo y reflejarla en mi Calendario (iCal), su prioridad, fecha de ejecución y ciertos comentarios que puedo incorporar.
  • Comparto algunos proyectos con miembros del equipo que tienen que estar participando del mismo.

Pros:

  • Rapida para crear tareas (Suelo utilizar una distribución en proyectos con estándares de nomenclatura.<Descripcion> con XXX acrónimo de proyecto, yyy de subproyecto)
  • Si las tareas son de duración corta (llamadas, revisar un documento, reuniones,…) es fácil crear un procedimiento para que no se almacenen en Trello (donde el seguimiento es mayor) gracias a IFTTT
  • Asignaciones y seguimiento fácil
  • Integración con el calendario excelente (con sólo un enlace agregas toda la actividad) y te ayuda a ver el plan de actividades que tienes para la semana y distribuirte el trabajo.
  • Permite crear tareas enviando un correo electrónico (que lo tengo integrado con PostBox (https://www.postbox-inc.com y su Add-On: QuickPost)

Cons:

  • La gestión de subtareas es complicada
  • No tiene gestor de tiempos: el famoso “Time Tracking”  y es importante para determinadas tareas. Luego veremos cómo puedo integrarlo con otra aplicación que tiene esa finalidad.

2.- Trello (https://trello.com). Es una aplicación multiplataforma que permite la gestión de tareas utilizando la metodología GTD. Aunque permite crear tarjetas para cada tarea y también conectable con el calendario, no es tan rápida para crear tareas de corta duración y sí para gestionar flujos de trabajo de larga duración donde permite la sencilla monitorización y control de la evolución de los estados de las diferentes tareas, utilización de checklists … (gratuita aunque tiene la subscripción Business que de momento no necesito. Han creado algunos PowerUps muy interesantes que pueden hacer necesaria el upgrade)

Pros:

  • Te permite llevar un seguimiento de aquellas tareas que tienen cierta complejidad, y que contienen subtareas (implementadas a traves de checklists),
  • Te permite utilizar etiquetas de diversos colores útiles para diferenciar prioridades, tareas en marcha o pendientes
  • La integración con el calendario es excelente.
  • Te permite ver todo lo que estás haciendo en un área concreta (Board): lo hecho, por hacer y en progreso
  • Tiene una cantidad ingente de Power-Ups que son posibilidades de integración con otros aplicativos: Evernote, DropBox. Drive, CloudApp, Realtime, Screenful….
  • Aunque pueden crearse tareas via email como el TodoIst prefiero no hacerlo para tener un único canal de entrada a Trello y poder hacer un seguimiento más adecuado.

Cons:

  • Aunque la integración con el calendario es excelente, el problema es que hay que conectar cada “Board” con él y si tienes muchos “Boards” como es mi caso , se hace inmanejable tener que integrar cada uno en el Calendario.
  • No tiene gestor de tiempos: el famoso “Time Tracking”  y es importante para determinadas tareas. Luego veremos cómo puedo integrarlo con otra aplicación que tiene esa finalidad.
3.- TimenEye (https://www.timeneye.com/en/home). Es una aplicación muy útil para registrar tus tiempos incurridos en cada proyectos con innumerables integraciones (TodoIst/Trello) pero a través de Chrome Store lo cual, en sistemas operativos como OSx Sierra tiene algunos problemas. Ideal sería que pudieran desarrollar las integraciones via Firefox y Safari (parece que Firefox está en marcha). (Coste 140€/5usuarios/año. La versión gratuita sólo te permite un usuario pero sin limitaciones)
4.- IFTTT (https://ifttt.com). Es un complemento ideal para conectar todo con todo. Te permite transferir datos de una aplicación a otra y facilitar así la integración de herramientas. Por ejemplo, cada Tweet que envio me crea una entrada en Evernote en una carpeta concreta, o cada artículo que guardo en Instapaper me lo guarda en Evernote (que es mi base de datos de Gestión del Conocimiento) (gratuito)
Ok, ahora ya tengo las herramientas que me hacen falta (sin mencionar a Evernote)
¿Qué flujo de trabajo (workflow) utilizo para gestionar mi trabajo? Voy a intentarlo explicar