Uno de los temas que más interés suelen generar entre empresas y grupos de trabajo es la productividad. De hecho, es una de las consultas que más a menudo recibo en la gestión del Parque Científico y Tecnológico de la Universitat Jaume I.

¿Cómo puedo ser más productivo con mi equipo? ¿estamos hablando de trabajar más duro o trabajar de una forma más inteligente? (como decía Kevin Kruse, “Work Smarter, not harder”). España es uno de los países con la productividad más baja por hora trabajada, sin embargo es donde más horas se trabajan (parece que la gente confunde productividad con trabajar todos los dias 10 horas…). En algunos blogs se menciona un informe de OBS Business School que asegura que en España el 55% del tiempo de trabajo es improductivo y que el 20% de la jornada produce pérdidas materiales

Entender que la motivación, la conciliación de vida personal y laboral y el aprovechamiento del tiempo durante la jornada laboral son críticos para conseguir una mayor productividad es decir, evitar la procastinación… no es nada fácil. De hecho, algunas personas creen que con sólo utilizar herramientas determinadas puedes aumentar tu productividad … menudo camelo… porque la solución no pasa por la utilización de herramientas que te lo gestionan todo sino por tu capacidad de ser disciplinado y gestionarte tú mismo el trabajo que tienes que hacer.

Voy a intentar en dos o tres posts recoger todo lo que voy observando con las diferentes entrevistas con empresas así como con los proyectos desarrollados con éstas para mejorar su productividad.

De la jornada laboral, uno de los grandes “pecados” que se cometen y que impactan en la productividad diaria son las reuniones. Es curioso el número de horas que permanecemos reunidos a lo largo del día y lo que nos gusta tener una agenda repleta de reuniones… parece que tememos a agendas vacías que nos permitan ser operativos y ejecutivos con las tareas que tenemos que realizar: informes, gestiones o simplemente tener tiempo para pensar ¿Y eso en qué repercute? En el hecho de tener que acabar el trabajo que no has hecho durante el día por las noches, lo cual equivale a descansar menos y a dedicarle menos tiempo a la vida personal. Y eso tampoco se resuelve simplemente con crearte listas “To Do” porque está demostrado que el 41% de ellas nunca se acaba provocando un efecto negativo en la motivación provocado por un efecto interesante: Zeigarnik por el que Bluma Zeigarnik, una psicóloga nacida en Lituania describió el efecto en su tesis doctoral a finales de 1920 que demostraba que las personas recuerdan más las tareas incompletas que las finalizadas y eso crea cierta ansiedad que impacta positivamente en la productividad, porque frente a una interrupción nos hace regresar lo antes posible a acabar la tarea para conseguir la paz interior. Sin embargo, estudios demuestran que las jornadas de 8 horas reducen el efecto Zeigarnik y por lo tanto reducen la productividad.

Bluma Zeigarnik, 1921. Image: A.V. Zeigarnik, http://psyhistorik.livejournal.com/16254.html

Las reuniones podemos clasificarlas en tres tipos:

  1. las que se realizan internamente para revisar la carga de trabajo de la semana,
  2. las que realizamos internamente para tratar algún tema concreto
  3. y las que tenemos con nuestros clientes (que a su vez podríamos subdividirlas entre otras tres:
    1. primera reunión y toma de contacto,
    2. segunda
    3. y siguientes reuniones para profundizar en los temas tratados en la primera y reuniones espontáneas que tenemos con un cliente que llega a nuestra oficina o nos llama para una consulta). Para todas ellas intento seguir el siguiente Principio de Igual Valor (PVI):

“Mi tiempo es valioso, tu tiempo es valioso por ello seamos sensatos y aprovechémoslo por ello,

  • prepara una agenda inicial acotada en el tiempo,
  • cumple la agenda inicial
  • no llegues tarde (y menos si no te gusta que los demás lleguen tarde)
  • no hables demasiado,… escucha y aprenderás
  • si acabas antes de la hora prevista … muchos te lo agradecerán y si ves que no tienes suficiente tiempo (mal planificado…) convoca otra reunión un par de días después para continuar”

Las primeras son las más peligrosas, porque muchos deciden convocarla a primera hora los lunes y eso impacta muy negativamente en la productividad del equipo: a primera hora es cuando tu cerebro más receptivo está y más presto a desarrollar tareas creativas, si lo “matas” con una reunión de un par de horas (es el tiempo que acabas perdiendo en una reunión de equipo mal planificada) después comienzas cansado la jornada. Os indico un conjunto de normas mínimas para la reunión de equipo:

  • Fija la duración de la reunión desde el principio y cíñela a no más de 35’ (los chascarrillos, historias varias … mejor dejarlas para el café posterior, recuerda el PIV!)
  • Reparte el tiempo entre todos los asistentes del equipo (no monopolices la reunión, resulta francamente desagradable que consumas todo el tiempo de la reunión y luego sólo des unos minutos para que el resto exponga lo que tenga que exponer porque demuestras falta de interés y egoísmo concentrado). Cada miembro del equipo tiene que saber el tiempo que dispone y prepararse su disertación ( lo más escueta y clara/concisa posible)
  • Si algún asistente no utiliza su tiempo … es mejor acabar antes frente a darle más tiempo a otro….
  • No repases la agenda de la última semana, la presente y la siguiente (ésta ya la comentarás en la próxima reunión). Simplemente resalta lo más importante de ambos períodos. Si alguien quiere más detalles de alguna reunión/actividad anterior lo remites a los “Minutes of Meeting” que se deberá haber preparado.
  • Guarda unos minutos para un “wrap-up” o conclusiones finales y finaliza la reunión.¡
  • Prepara los “Minutes of Meeting” (MoM) para que todo el equipo sepa lo que se ha comentado y las tareas/responsabilidades que se han repartido.

(Minutes of Meeting or Resumen de la Reunión = documento que recoge la siguiente información:

  1. Dia, Hora, Lugar, autor
  2. Participantes
  3. Agenda (que incluye cada uno de los puntos a tratar y dos secciones que agrupan las Decisiones tomadas y las acciones consensuadas con fecha comprometida de resolución y responsable)
  4. En cada punto de la agenda, se indica lo que se decide con un código, por ejemplo DC01-220117 con número de decisión y fecha de esa decisión para permitir un seguimiento mejor. Además se incluirá la acción a realizar frente a la Decisión tomada, por ejemplo ACC01-220117. Aquí no hace falta poner el responsable y la fecha objetivo de resolución, lo recogeremos al final del documento)

Las segundas se utilizan para desarrollar un tema concreto y no exponerlo en la reunión de seguimiento de tareas de equipo. En este caso es igualmente importante establecer una agenda y seguirla fielmente (repito, los chascarrillos, historias varias … mejor dejarlas para el café posterior, recuerda el PIV). En cualquier caso, siempre es mejor fraccionar el contenido de la reunión en varias que incumplir el PIV y hacer perder el tiempo a todos los participantes con improductivos “long plays”.

Finalmente para el caso de los clientes, el PIV se aplica si cabe más contundentemente y sigue también las siguientes normas mínimas:

  • Prepara una agenda con anterioridad distribúyela entre todos los asistentes indicando explícitamente la duración estimada de cada item que has indicado en la agenda así como la duración total para que el interlocutor no se encuentre con sorpresas que no pueda manejar (que alarguemos demasiado la reunión y tenga que excusarse por tener otro compromiso)
  • Determina de la forma más precisa posible quién será la audiencia: si lo sabes, intenta obtener información de cada participante para facilitar la conversación.
  • Si es la primera reunión con el cliente
    • Realiza un pre-informe interno con los perfiles básicos del cliente (que no necesite contarte todo lo que hace)
    • Escucha y habla poco. Cuanto más escuches serás más capaz de aprender, entender e identificar las necesidades del cliente. Recuerda: el protagonista de la reunión es tu cliente no tú.
    • Toma nota de los comentarios que se realizan en la reunión y prepara los famosos “Minutes of Meeting” (MoM) y compártelos con todos los asistentes para confirmar que se han entendido los mensajes que se hayan intercambiado en la reunión.
    • Identifica el número de reuniones posteriores en función de los temas más relevantes que se traten en la primera reunión.
    • Establece el plan de acción posterior antes de que la reunión acabe (con fechas para la siguiente reunión si interesa que sea a corto plazo)
    • Ah, y no contestes al teléfono salvo que te llame tu esposa/esposo. No hay nada más desagradable que te dejes interrumpir delante de alguien que ha venido a reunirse contigo aunque sea para decirle que llame luego.
  • Si es la segunda o posteriores, reduce al máximo el contenido de la reunión y céntrala en los temas más relevantes pero siguiendo los pasos que hemos comentado para la primera

Finalmente, no permitas tener más de dos reuniones al día… recuerda que tienes que tener tiempo para escribir los Minutos de Reunión!! entre otras cosas … por lo que es mejor que distribuyas las reuniones a lo largo de la semana con moderación.

¿Alguna experiencia para compartir/enriquecer?

Seguimos ….

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