¿Te has planteado alguna vez que el intercambio de tarjetas de negocios o presentación (Business Cards) es todo un rito y que tiene “secretos escondidos”?¿Qué importancia le das a las tarjetas de negocios que te dan? ¿Y a las que das? ¿Qué haces con ellas después?

Las tarjetas de negocios, también en ocasiones denominadas “de visita”  (Calling Cards) fueron un elemento clave en toda relación de entre personas.  Fueron mucho más que un mero trozo de papel  con los datos de contacto del solicitante:  eran su imagen, su propia esencia, su carácter, su visión… su misión.

Cuando me incliné a escribir sobre ellas, busqué información de apoyo para conocer su origen: así, parte de la información que os muestro la he obtenido en diferentes páginas como (The History of the Calling Card , A Brief History of Business Cards ).

Las tarjetas de negocios no es algo que haya aparecido recientemente sino que surgieron en pleno siglo 15, en China y se utilizaban para solicitar una reunión con otra persona. Aquí os muestro un ejemplo que encontré en:

El siglo 17 fue la época en la que se disparó la utilización de este tipo de “vehículo de presentación” así como la disparidad de aplicaciones, no sólo en el campo de los negocios sino en ámbitos como las citas entre hombres y mujeres, para felicitar o para expresar las condolencias por un fallecimiento. A finales de siglo, aparecieron en Londres las denominadas “tarjetas de comercio” (trade cards) utilizadas por los mercaderes y que constituían una forma de publicitar la actividad del comerciante además de su ubicación aproximada (hay que tener en cuenta que en aquellas épocas, la numeración de las calles no era muy común). Incluso, si se firmaban llegaban a considerarse como un documento contractual.

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(Image credit http://www.rmg.co.uk/blogs/longitude/)

Y a partir de ese momento, la proliferación de las tarjetas de negocios comenzó hasta nuestros tiempos. En las tarjetas se utilizaban diversos materiales, colores, … todo lo necesario para facilitar una primera toma de contacto, un encuentro de negocios, una posible venta y por lo tanto los diseños tenían que ser muy cuidadosos porque el negocio dependía en gran medida de la primera impresión.

(image credit http://1.bp.blogspot.com/_E_o_0Bdm4GA/TJ4Gwa9XuAI/AAAAAAABATw/4Q45TPZUIKs/s1600/AutumnC1.jpg)

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Quizás ahora, debido a las diversas herramientas tecnológicas las “business cards” en papel ya han dejado de ser importantes , o les damos menos importancia de la que realmente tienen, gracias (o por culpa) de las redes sociales donde el intercambio de nuestro perfil digital lo consideramos ya una tarea a realizar (recuerdo frases típicas de “No llevo tarjeta pero luego te vinculo por LinkedIn …”) pero … si pensamos un poco, estaremos de acuerdo que olvidamos muy pronto a las personas que hemos vinculado a nuestra cuenta de LinkedIn, Twitter, FaceBook, etc.

Aún y así se siguen publicando libros que aconsejan cómo deben diseñarse las tarjetas de negocios para generar impacto positivo en la primera reunión. ¿Y lo son? Yo creo que sí a pesar de la edad digital en la que nos encontramos.

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Comencemos por reflexionar acerca del sentido de la tarjeta hoy en día. La tarjeta es una forma más tangible de decir “Hola, éste soy yo, recuérdame!” , es decir que favorece el acercamiento, la calidez en un primer contacto: es la representación de la gente que vamos conociendo y de nosotros mismos (y esas relaciones  hay que tratarlas con cariño y no sólo guardarlas en el tarjetero sino prestarles la máxima atención, como si de un tesoro se tratara). ¿Cuántas veces hemos recordado un encuentro determinado, una conversación al ver una tarjeta de visita que hemos intercambiado en una reunión? De hecho el cerebro actúa almacenando imágenes sobre momentos concretos y los “etiqueta geográficamente” para recuperarlos posteriormente (recomiendo leer el siguiente trabajo de Miller, Neufang et al. Neural Activity in Human Hippocampal Formation Reveals the Spatial Context of Retrieved Memories” publicado en la revista Science en Noviembre del 2013 )

Hay que considerar que no todas las culturas le dan el mismo valor a las tarjetas de presentación, así los americanos y europeos somos más laxos, más informales intercambiando tarjetas, tanto es así que he observado en muchas reuniones que la tarjeta se intercambia casi sin mirarla,  sólo leyendo el nombre del interlocutor para luego guardarla en el bolsillo de la chaqueta, o tirarla directamente en la maleta del ordenador para acabar en un tarjetero. Sin embargo, los asiáticos toman el proceso de intercambio como todo un rito y de su correcto entendimiento dependerá que el primer contacto sea satisfactorio o esté abocado al fracaso.

http://www.youngupstarts.com/2009/08/25/a-guide-to-exchanging-business-cards-in-asia/

Yo considero que es posible mantener un equilibrio entre las diferentes culturas (teniendo en cuenta sus peculiaridades). Pero el proceso ha de realizarse de forma metódica y lo denomino Business Carding (sinceramente es de sentido común, sólo hay que ponerle “ganas”) y lo resumo en 6 pasos físicos muy sencillos seguidos de 3 pasos digitales:

1.- Cuando recibas la tarjeta de tu interlocutor (cumple con la “etiqueta” en el proceso de recepción en función del país) no la dejes directamente encima de la mesa y sigas hablando ( o guardarla en la chaqueta, o en la cartera) es de mala educación … préstale un poco de atención dado que representa a la persona con la que vas a hablar (no se trata de completar un álbum de tarjetas como si de un juego se tratara)

2.- Lee los datos de la tarjeta delante de la persona que nos la ha dado (para ella es importante): su posición, su ubicación, etc.. mientras la miras a los ojos e intentas “fotografiar” su rostro. El proceso de “escaneo facial” que se produce en nuestro cerebro es impresionante, Bruce y Young (1986) propusieron un modelo cognitivo del reconocimiento de los rostros que con algunas modificaciones (Valentine et al 1991) se ha mantenido en la literatura. Este modelo propone varios pasos en el procesamiento de la información desde el instante en que se ve un rostro familiar hasta cuando se hace el reconocimiento y se evoca su nombre.

3.- Observa cómo ha diseñado la tarjeta, intenta identificar algún carácter con el formato de la tarjeta algo que te permita vincularla a una actividad (todo este proceso va generando “etiquetas geográficas” como describen Miller y Neufang).

4.- Intenta buscar algún elemento que vincule a la tarjeta con tu propia vida (viajes, anécdotas, etc..), eso te ayudará a crear un hilo de conversación que empatice con el interlocutor así como consolidarás el vínculo de la tarjeta con la persona.

5.- Sitúala frente a ti durante la conversación, en una posición visible. Que te permita recordar su nombre en el momento que vayas a dirigirte a él. Durante la reunión, ayuda mucho tomarla entre las manos y mientras reflexionas sobre lo que se va discutiendo la “escaneas mentalmente”.

6.-Cuando acabe la reunión, toma la tarjeta con cuidado (ni se te ocurra dejártela sobre la mesa como si no te importara) y guárdala.

Es un proceso similar al que llevó Bill Clinton al principio de su carrera como político, apuntando en una libreta negra todos los datos de cada persona que encontraba, aquellas características más relevantes de ella y todo aquello que le permitiera no olvidarlo.

El problema inmediato que me encuentro es cómo guardo los datos de cada tarjeta en mi agenda de contactos y la propia tarjeta. Antes de la era digital, se almacenaban alfabéticamente en archivadores para poder acceder a ellas (no ibas a copiar los datos a mano en tu libreta de contactos), obviamente si eras de las personas con gran actividad social la tarea de localización comenzaba a ser complicada.

¿Cómo se compagina el Business Carding en la era digital? ¿Tiene sentido mantener el Business Carding frente a las redes sociales?

La respuesta es sí, totalmente. Es más, es un proceso necesario para poder facilitar la búsqueda y la localización de los contactos en base a etiquetas (#tags) que iremos estableciendo según las características de cada contacto.

Así los siguientes tres pasos digitales son:

1.- Digitalizar la tarjeta. Yo utilizo BCR Plus (pero hay una infinidad) que me permite escaper la tarjeta, capturar de forma pseudo-automática (porque siempre requiere algo de tratamiento manual). Una vez capturada guardo la imagen y todos sus datos en la Agenda de Contactos del móvil que luego sincronizaré con el portátil (sería ideal poder tomar la foto del rostro de la persona con la que hablamos para guardarla pero eso a veces es un poco “agresivo” así que guardo la foto de la tarjeta o busco su foto en las redes sociales o en Google para poder guardarla).

2.- En el portátil utilizo CoBook  que me permite no sólo guardar el contacto (manualmente o sincronizados desde el móvil) sino capturar sus datos de las redes sociales (Twitter, Facebook, LinkedIn, etc.) que son más dinámicos y permite realizar un seguimiento más cercano de la trayectoria profesional de nuestro contacto. Yo sólo guardo los datos de LinkedIn que activo tan pronto he recibido tu tarjeta de visita (Update: lamentablemente Cobook ha dejado de soportar el enlace con Linkedin dado que éste último ha modificado su API, esperemos que nueva versión “FullContact” lo vuelva a incorporar.

3.- Una vez el contacto está completo, es necesario etiquetarlo (#taggearlo) para poder localizar contactos con características similares (etiquetas/tags), CoBook te permite hacerlo fácilmente. La elección de las etiquetas es fundamental para permitir una búsqueda efectiva y eficiente. En estos momentos estoy buscando un software que me permita crear mapas de redes a partir de los contactos y sus etiquetas que facilite la generación de “networking clouds” para potenciar la interacción entre los diferentes contactos.

…. Yo “Business Carding…” y tu?

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